Cosas que los novatos no saben sobre Power BI

Power BI ha ganado popularidad como una de las herramientas más poderosas y accesibles para el análisis de datos, tanto para profesionales experimentados como para principiantes.

Sin embargo, aquellos que recién comienzan en el mundo de Power BI suelen encontrarse con sorpresas o aspectos que no conocían, lo que puede hacer que subestimen su potencial o se sientan abrumados.

A continuación, exploraremos algunas de las cosas que los novatos en Power BI no suelen saber pero que pueden marcar una gran diferencia en cómo utilizan esta herramienta.

Aprende más sobre este tema tan importante deslizando esta página.

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Power BI Desktop vs. Power BI Service: Son diferentes

Muchos usuarios nuevos tienden a pensar que Power BI es una única herramienta, pero en realidad se divide en dos partes principales: Power BI Desktop y Power BI Service.

• Power BI Desktop es la aplicación donde se crean los reportes y dashboards. Es un software de escritorio gratuito que permite importar datos, transformarlos y crear visualizaciones.
• Power BI Service es una plataforma en línea en la que los usuarios pueden publicar, compartir y colaborar en los reportes creados en Power BI Desktop. Para obtener acceso completo a la plataforma, se necesita una licencia de pago (como Power BI Pro o Premium).

No todo es visualización: El poder de ETL en Power BI

Una gran cantidad de personas asume que Power BI es simplemente una herramienta para crear gráficos y visualizaciones. Si bien esto es una parte importante de la herramienta, Power BI incluye un conjunto robusto de herramientas para Extract, Transform, and Load (ETL) a través de Power Query.

Con Power Query, puedes conectar a casi cualquier fuente de datos, limpiar y transformar esos datos sin escribir una sola línea de código. Esto significa que puedes realizar tareas complejas de preparación de datos (como combinar tablas, agregar columnas calculadas o eliminar duplicados) antes de que lleguen a la etapa de visualización.

DAX es tu mejor amigo (o enemigo)

El lenguaje de fórmulas que alimenta muchas de las funcionalidades avanzadas de Power BI se llama DAX (Data Analysis Expressions). Aunque los usuarios nuevos pueden familiarizarse con los menús visuales y las opciones de arrastrar y soltar, llegar a dominar Power BI significa aprender a escribir medidas DAX.

DAX permite realizar cálculos más complejos como:

• Medidas calculadas dinámicamente (por ejemplo, calcular el total de ventas en un período específico).
• Relacionar tablas y crear métricas avanzadas.
• Utilizar funciones como CALCULATE, FILTER, y ALL, que son clave para construir modelos robustos.

Muchos novatos no se dan cuenta de que aprender DAX es esencial si quieren aprovechar al máximo el potencial de Power BI.

Custom Visuals: Puedes descargar visualizaciones personalizadas

Si bien Power BI ofrece una gama sólida de visualizaciones predeterminadas, una de las cosas más poderosas que los novatos desconocen es la capacidad de agregar visualizaciones personalizadas o "Custom Visuals" desde el AppSource.

Hay visualizaciones creadas por la comunidad y por terceros que permiten realizar gráficos avanzados como:

• Zebra BI para gráficos financieros y de ventas.
• OKViz para distintos tipos de visuales y slicers.
• xViz visuales específicos como Gantt Chart, Performance flow.
• SuperTables para tener la experiencia de tablas dinámicas de Excel.

Estas visualizaciones agregan versatilidad a los reportes y permiten contar historias más efectivas con los datos.

Hay diferentes tipos de licencias y cada una tiene ventajas específicas

Uno de los conceptos más confusos para los principiantes en Power BI es la variedad de licencias disponibles y lo que puedes hacer con cada una. Aquí tienes una descripción general:

• Licencia gratuita: Puedes usar Power BI Desktop para crear reportes y publicarlos en Power BI Service de forma limitada. Sin embargo, compartir y colaborar es muy restringido.
• Power BI Pro: Permite compartir y colaborar en reportes en la nube. Cada usuario que vea o colabore en los reportes también debe tener una licencia Pro.
• Power BI Premium: Dirigido a empresas con grandes volúmenes de datos y necesidades de análisis más avanzadas. Ofrece capacidad de almacenamiento, procesamiento de datos a gran escala y funcionalidades como dataflows, reportes paginados, y actualizaciones incrementales.

Los marcadores y la interacción de reportes son un cambio de juego

Power BI permite a los usuarios crear reportes interactivos y dinámicos a través de los marcadores y las interacciones de visualización. Los marcadores son especialmente útiles porque te permiten capturar y almacenar configuraciones específicas de tus reportes, para luego poder mostrar vistas predefinidas con un solo clic.

Algunos casos de uso incluyen:

• Mostrar diferentes versiones de un dashboard para distintos usuarios.
• Crear experiencias de navegación dentro de un reporte.
• Crear tutoriales o flujos guiados dentro de Power BI.

Muchos principiantes no exploran estos niveles de interactividad, lo que puede mejorar drásticamente la experiencia de los usuarios finales de tus reportes.

La conexión a fuentes de datos es más diversa de lo que piensas

Uno de los mayores mitos para los principiantes es pensar que Power BI solo funciona bien con bases de datos tradicionales como SQL Server o archivos de Excel. Sin embargo, Power BI puede conectarse a una enorme variedad de fuentes de datos, incluyendo:

• Bases de datos en la nube como Azure SQL Database, Amazon Redshift, Google BigQuery.
• Servicios en la nube como Google Analytics, Salesforce, y Microsoft Dynamics.
• APIs web: Puedes consumir datos directamente desde APIs utilizando Power Query.

Esto significa que las posibilidades de análisis son casi infinitas. Incluso puedes combinar varias fuentes de datos en un solo modelo de Power BI.

Power BI tiene integraciones con Python y R

Aunque Power BI es extremadamente amigable para usuarios no técnicos, también tiene funcionalidades avanzadas para aquellos con conocimientos en programación. Power BI permite integrar scripts de Python y R, lo que brinda la capacidad de realizar análisis y visualizaciones avanzadas directamente dentro de la plataforma.

Esto es particularmente útil si deseas realizar análisis estadísticos avanzados o utilizar bibliotecas especializadas de visualización, como Matplotlib o ggplot2.

Las actualizaciones automáticas son claves en Power BI Service

Cuando trabajas con datos que cambian frecuentemente, configurar las actualizaciones automáticas en Power BI Service es una funcionalidad esencial. A través de puertas de enlace de datos (gateways), Power BI puede actualizar automáticamente los datos de tus reportes desde tus fuentes de datos, lo que significa que los usuarios siempre verán los datos más recientes sin necesidad de que alguien haga una actualización manual.

La actualización incremental es una joya oculta

Uno de los mayores desafíos cuando se trabaja con grandes volúmenes de datos es la actualización de los reportes. Si bien Power BI permite configurar actualizaciones automáticas, los novatos a menudo no conocen la actualización incremental.

Esta funcionalidad, disponible en Power BI Premium y Power BI Pro con capacidad Premium por usuario, permite actualizar solo los datos que han cambiado desde la última actualización, en lugar de volver a cargar todo el conjunto de datos. Esto puede ahorrar tiempo y reducir la carga en el sistema, especialmente cuando trabajas con bases de datos masivas.

Los paneles (dashboards) son diferentes a los reportes

Este es un error común entre los novatos: confundir paneles y reportes en Power BI. Aunque ambos son fundamentales, tienen diferencias claras:

• Reportes: Son más detallados y contienen varias páginas con visualizaciones que interactúan entre sí. Son ideales para exploración de datos.
• Paneles: Son más como vistas de resumen, y solo pueden tener una página. Se crean en Power BI Service y permiten a los usuarios tener una visión rápida de los KPIs más importantes, sin la profundidad de un reporte completo.

Control sobre los permisos y la seguridad: RLS y OLS

La seguridad en los datos es un tema crítico en cualquier empresa, y Power BI tiene funcionalidades integradas para manejarla de manera avanzada, como Row-Level Security (RLS) y Object-Level Security (OLS).

• RLS: Permite que distintos usuarios accedan solo a los datos que les corresponde ver, limitando la visibilidad de filas específicas dentro de una tabla. Por ejemplo, en un reporte de ventas, un gerente regional solo verá las ventas de su región, aunque el mismo reporte esté disponible para otros gerentes de distintas regiones.
• OLS: Permite restringir el acceso a ciertas columnas o tablas completas dentro del modelo de datos. Es útil cuando hay información sensible que solo ciertos usuarios deberían ver.

Implementar estos niveles de seguridad desde el principio puede ahorrar muchos problemas en el futuro y asegurar que los datos estén protegidos de acuerdo con los roles de cada usuario.

Dataflows y datamarts son más avanzados de lo que parecen

Para los usuarios que manejan volúmenes grandes de datos o desean un control detallado sobre la transformación de datos en la nube, Power BI ofrece características como dataflows y datamarts.

• Dataflows permiten realizar procesos ETL en la nube, lo que facilita la reutilización de los mismos datos transformados por múltiples reportes.
• Datamarts son almacenes de datos construidos específicamente dentro de Power BI, lo que permite realizar análisis directamente en la nube, sin necesidad de descargar o transformar los datos manualmente en Power BI Desktop.

Los datasets certificados y promovidos mejoran la gobernanza

Cuando se trabaja en una empresa o equipo grande, la gobernanza de datos es un tema crucial. Power BI permite marcar datasets como certificados o promovidos, lo que ayuda a los usuarios a identificar cuáles fuentes de datos han sido revisadas y aprobadas por el equipo de administración de datos.

• Datasets certificados: Garantizan que los datos provienen de una fuente confiable y han sido validados.
• Datasets promovidos: Son recomendados, pero no necesariamente verificados por completo.

Esto evita la duplicación de trabajo y asegura que todos estén trabajando con los mismos datos correctos y actualizados.

Puedes incrustar reportes de Power BI en otras aplicaciones

Otra funcionalidad poco conocida, pero extremadamente poderosa, es la capacidad de incrustar reportes de Power BI en aplicaciones externas como sitios web o aplicaciones corporativas mediante el uso de la API de Power BI Embedded.

Esto es ideal para empresas que desean ofrecer a sus usuarios o clientes reportes interactivos sin necesidad de que accedan directamente a Power BI Service. Incluso es posible crear aplicaciones personalizadas que consuman datos en tiempo real desde Power BI.

La integración con otras herramientas de Microsoft es esencial

Power BI no trabaja solo. Una de sus mayores ventajas es cómo se integra perfectamente con otras herramientas del ecosistema de Microsoft, tales como:

• Excel: Puedes exportar visualizaciones y tablas directamente a Excel o conectar Power BI a tus archivos de Excel en OneDrive.
• PowerPoint: Crear presentaciones interactivas que incluyan informes de Power BI.
• SharePoint y OneDrive: Compartir y almacenar informes en la nube para acceso colaborativo, así como carga de datos de estas fuentes.
• Teams: Puedes compartir reportes en canales de Microsoft Teams para que toda tu organización esté en sintonía.
• Power Automate y Power Apps: Te permiten crear flujos automatizados que se activan desde Power BI, así como crear Apps integradas a Power BI.

Power BI es mucho más que una simple herramienta de visualización de datos. Para aquellos que están comenzando, hay mucho que aprender y dominar, desde la comprensión de las diferentes licencias hasta el manejo del lenguaje DAX, y la integración con el ecosistema de Microsoft.

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