Documentar proyectos de Power BI

Documentar proyectos de Power BI es una práctica esencial para garantizar que los reportes sean comprensibles, reutilizables y mantenibles a lo largo del tiempo.

Una buena documentación no solo facilita el trabajo en equipo, sino que también asegura que cualquier usuario, incluso aquellos que no participaron en la creación del proyecto, puedan comprender cómo funciona y cómo puede ser mejorado.

En este artículo exploraremos los pasos clave para documentar eficazmente proyectos de Power BI.

Aprende más sobre este tema tan importante deslizando esta página.

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Importancia de la documentación en Power BI

Power BI es una herramienta poderosa que permite conectar, transformar y visualizar datos. Sin embargo, sin una documentación adecuada, incluso los reportes más sofisticados pueden convertirse en un laberinto para otros usuarios. Una buena documentación ayuda a:

Facilitar la colaboración: Permite que otros desarrolladores entiendan cómo se creó el reporte.
Asegurar la continuidad: Si el creador del reporte deja la organización, otros pueden continuar con el trabajo.
Optimizar el mantenimiento: Identificar rápidamente cómo realizar ajustes o solucionar problemas.

Elementos clave de la documentación de proyectos de Power BI

Para documentar un proyecto de Power BI de manera efectiva, es importante cubrir varias áreas:

Resumen del proyecto

Incluye una descripción general del proyecto:

Objetivo del reporte: ¿Qué problema resuelve o qué pregunta responde?
Público objetivo: ¿Quién usará el reporte y cómo?
Resumen de los datos: Breve descripción de las fuentes de datos y su relevancia.

Ejemplo:

Objetivo: Proporcionar una visión general del desempeño mensual de ventas para la gerencia.

Público objetivo: Gerentes de ventas y directores ejecutivos.

Fuentes de datos: Sistema CRM y base de datos ERP.

Fuentes de datos y conexiones

Documenta:

Origen de los datos: Bases de datos, archivos Excel, APIs, etc.
Credenciales utilizadas: (Si es necesario, asegúrate de proteger información sensible).
Frecuencia de actualización de fuentes: ¿Se actualizan diariamente, semanalmente?
Transformaciones realizadas: Describe los pasos clave en Power Query. Recuerda que puedes documentar cada paso tus consultas en Power Query.

Modelo de datos

Incluye información sobre:

Tablas: Lista de tablas con una breve descripción de sus campos
Relaciones: Explica las relaciones clave entre tablas, incluyendo cardinalidad y dirección del filtro.
Cálculos: Documenta medidas importantes, columnas calculadas y tablas calculadas. Recuerda que puedes agregar doble diagonal “//” para documentar tus DAX, así como el uso de variables.

Diseño del reporte

Describe:

Estructura del reporte: Lista de páginas y su propósito.
Visualizaciones utilizadas: Indica qué tipo de visualizaciones se emplearon y por qué.
Filtros y segmentaciones: Explica qué filtros están aplicados y cómo afectan los datos.
Marcadores y acciones: Describe qué hace cada marcador y cómo fue configurado, ya que actualizarlos puede ser un dolor de cabeza al no saber qué opciones has aplicado para su acción.

Consideraciones de rendimiento

Señala:

Optimizaciones realizadas: Uso de agregaciones, eliminación de columnas innecesarias, etc.
Tiempos de carga: Estimación del tiempo que tarda en actualizarse el reporte.
Problemas conocidos: Cualquier limitación o área que podría mejorarse.

Seguridad y permisos

Documenta:

RLS (Row-Level Security): Describe las reglas de seguridad configuradas.
Accesos: ¿Quién tiene acceso al reporte y a las fuentes de datos?

Mantenimiento y actualizaciones

Incluye:

Responsables: Persona o equipo responsable del mantenimiento.
Historial de cambios: Registra modificaciones significativas al reporte.
Próximos pasos: Mejoras planeadas o pendientes.

Ejemplo:

Responsable: Ana Pérez, Analista de Datos.

Historial:

- 01/12/2024: Agregado nuevo filtro de región.

- 15/12/2024: Optimización de medida Total Ventas.

Herramientas para documentar proyectos de Power BI

Existen diversas herramientas que pueden ayudarte a documentar tus proyectos de Power BI:

Microsoft OneNote o Word: Para crear documentos detallados.
Excel: Ideal para listar tablas, campos y relaciones.
SharePoint o Teams: Para almacenar y compartir documentación.
Notion: Excelente para organizar notas y colaboraciones en equipo.
Confluence: Ideal para documentar proyectos y mantener un historial accesible para todos los colaboradores.
Miro o Lucidchart: Herramientas visuales para diagramas de flujo y esquemas del modelo de datos.
Obsidian: Para crear documentación personal con enlaces internos y notas interconectadas.
Google Docs o Google Sheets: Herramientas colaborativas accesibles desde cualquier lugar.

Mejores prácticas

Sé claro y conciso: La documentación aunque pueda ser para ti, en otros casos suele ser para otros usuarios. Evita el lenguaje técnico excesivo.
Actualiza la documentación regularmente: La documentación desactualizada es tan útil como no tener ninguna.
Usa plantillas: Crea un formato estándar que puedas reutilizar en futuros proyectos.
Incluye visuales: Diagramas del modelo de datos o capturas de pantalla pueden ser muy útiles.

Documentar proyectos de Power BI no es solo una práctica recomendable, sino una necesidad para garantizar la sostenibilidad y escalabilidad de tus soluciones.

Al invertir tiempo en una buena documentación, mejorarás la colaboración, optimizarás el mantenimiento y agregarás valor a tus proyectos.

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