Hoja de cálculo vs Base de datos

¿Alguna vez te has preguntado qué distingue una hoja de cálculo de una base de datos? Ambas son herramientas fundamentales en el mundo de la gestión de datos, pero sus diferencias pueden ser sutiles para muchos. 

Hoy te las compartiremos ;) 

Aprende más sobre este tema tan importante deslizando esta página.

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¿Qué es una Hoja de Cálculo?

Es un registro electrónico, una versión digital de las hojas de cálculo contables en papel. Se creó para facilitar a las personas que necesitaban almacenar su información contable en forma tabular de manera digital. Así, es posible crear tablas en una hoja de cálculo. Esta es una razón por la que algunas personas creen que las hojas de cálculo y las bases de datos son intercambiables, cuando en realidad no lo son.

¿Qué es una Base de Datos?

A diferencia de una hoja de cálculo, una base de datos es mucho más compleja. Es una colección de datos organizada y gestionada mediante lenguaje de consulta estructurado (SQL). Comúnmente, las bases de datos tienen un formato de filas y columnas, lo que lleva a la creencia de que son idénticas a las hojas de cálculo.

Además, las bases de datos pueden variar enormemente en tamaño, desde el archivo de computadora más pequeño en tu escritorio hasta los grandes conjuntos en la nube. Mientras que las hojas de cálculo suelen estar limitadas a un número determinado de celdas.

¿En qué se parecen las Bases de Datos y las Hojas de Cálculo?

Antes de destacar las diferencias clave entre una base de datos y una hoja de cálculo, veamos algunas similitudes. Tanto las bases de datos como las hojas de cálculo pueden contener una gran cantidad de datos tabulares y utilizar datos existentes para realizar cálculos. Al usar Excel, estos cálculos se realizan directamente en la hoja de cálculo mediante fórmulas. Sin embargo, para software como Tableau, se necesita integración SQL para poder procesar eficazmente la información en la base de datos y crear nuevos datos. Ni las hojas de cálculo ni las bases de datos suelen ser utilizadas por una sola persona, por lo que muchos usuarios trabajarán con los mismos datos en ambos casos. Sin embargo, más allá de estas dos funcionalidades comunes, las instalaciones de almacenamiento de datos que estamos discutiendo aquí difieren enormemente en todos los aspectos de su uso práctico.

3 Diferencias Clave Entre una Base de Datos y una Hoja de Cálculo:

1 - Cómo se Formatean los Datos en una Base de Datos vs. Hoja de Cálculo

Imagina una hoja de cálculo. Cada celda se trata como una entidad única. Puede almacenar cualquier tipo de información: una fecha, un valor entero, un nombre de cadena. Además, no solo podemos tener diferentes tipos de valores en varias celdas, sino que también podemos aplicar un formato específico a estas celdas.

Esto no es inherente a las bases de datos. Contienen solo datos crudos. Cada celda es un contenedor de un solo valor de datos. Es la pieza más pequeña de información que existe. Debes preconfigurar el tipo de datos contenido en un campo específico. Esta característica evita errores inadvertidos. Por ejemplo, en un campo que contiene valores de fecha, si el usuario intenta insertar una cadena, el software mostrará un error y tendrá la oportunidad de corregirse. Esto no sucedería en Excel: si insertas una cadena en la columna con valores de fecha, no obtendrías un mensaje de error y Excel almacenará el valor de cadena.

2 - Cómo se Almacenan los Datos en una Base de Datos vs. Hoja de Cálculo

En una hoja de cálculo, los datos pueden almacenarse en una celda, mientras que en una base de datos, los datos se almacenan en un registro de una tabla. Esto significa que debes contar los registros en una tabla para expresar cuán extensa es la tabla de datos, no el número de celdas. Y eso es todo, no puedes elegir un color o tamaño de fuente. Todo lo que te importa es la información almacenada; no te importa el formato. Nuestro objetivo principal es guardar los números.

Una vez que tenemos nuestros datos almacenados correctamente en un formato de base de datos, software como Tableau nos permite crear visualizaciones impresionantes como gráficos, mapas, barras, gráficos y mucho más. Por supuesto, los compiladores de hojas de cálculo también se pueden usar para visualizar datos, pero los resultados son mucho menos atractivos.

3 - Cómo se Realizan los Cálculos en una Base de Datos vs. Hoja de Cálculo

Otra diferencia sustancial es que, en una hoja de cálculo, diferentes celdas pueden contener cálculos, como funciones y fórmulas. Esto significa que si deseas combinar dos enteros, el resultado se almacenará en otra celda.

En una base de datos, por otro lado, todos los cálculos y operaciones se basan en los datos existentes y se realizan después de su recuperación. Hay una característica específica llamada "vistas", similar a las tablas, en las que puedes realizar un cálculo. Estos objetos también contienen columnas que pueden ser columnas normales como las de las tablas o podrían contener un cierto tipo de cálculo. No hay forma de confundir un registro de datos con un cálculo.

Esperamos que esta breve exploración haya aclarado las diferencias entre hojas de cálculo y bases de datos, y te haya brindado una mejor comprensión de cómo manejar tus datos de manera más efectiva.

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