Qué sucede al publicar un reporte

Bienvenidos a un nuevo artículo en el que conoceremos sobre algunos detalles importantes de lo que sucede cuando publicamos un reporte en Power BI Service.

Probablemente has creado un reporte de Power BI Desktop y necesitas compartirlo con otros. Para esto la mejor opción es publicarlo, y a continuación veremos qué ocurre al hacer esto y algunos otros puntos importantes que debes de saber.

Aprende más sobre este tema tan importante deslizando esta página.

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Normalmente, cuando desarrollamos un reporte en nuestra computadora local, partimos de distintas fuentes de datos. Estas fuentes se importan a un reporte de Power BI, cuyo archivo tiene la extensión .PBIX. Es decir, se puede trabajar con una o varias fuentes de datos para crear un modelo dentro del reporte. Cuando publicamos el reporte a través del botón de "Publicar", este se envía a la nube, específicamente al servicio de Power BI.

Al publicar un reporte, se generan dos componentes: un modelo semántico y un informe. El modelo semántico contará con todas las tablas relacionadas y medidas DAX que hemos realizado. Además, se genera un informe o reporte, dependiendo de cómo prefiramos llamarlo. Por lo tanto, de un archivo .PBIX se crean estos dos elementos.

Es importante tener en cuenta que un modelo semántico puede tener múltiples informes asociados. Puede ser que no queramos compartir un informe con un usuario, sino que esa persona requiera acceso a las tablas del modelo para crear sus propias visualizaciones.

Para los desarrolladores de reportes en Power BI Service, es común necesitar la colaboración de otros. En estos casos, en lugar de compartir el archivo .PBIX por correo, es recomendable utilizar un espacio compartido como OneDrive, Google Drive, u otro medio para manejar el archivo. De esta manera, se puede manipular el reporte desde distintas computadoras.

Sin embargo, ya desde Power BI Service se pueden hacer varios trabajos de desarrollo que anteriormente no eran posible, por ejemplo relacionar tablas del modelo y crear medidas DAX ya es posible. Sin embargo para contar con varias de estas opciones requerirás una licencia de Power BI Pro, mientras que Power BI Desktop es gratuito.

Además, es crucial que el desarrollador del reporte no comparta el archivo .PBIX directamente con los usuarios debido a la información confidencial que puede contener. En su lugar, se debe subir a la nube y gestionar los permisos de acceso y visualización.

Cuando se realizan cambios en el reporte, como agregar una nueva página o modificar una visualización, es necesario volver a publicar el reporte. Esto reemplaza tanto el conjunto de datos como el informe. Sin embargo, si solo se actualizan los datos provenientes de las fuentes, no es necesario volver a publicar el reporte cada vez. En su lugar, se debe configurar un data gateway o puerta de enlace a datos, que conecta el modelo semántico con las fuentes de datos, permitiendo actualizaciones sin necesidad de reemplazar el archivo completo.

Vamos a explorar esto dentro de Power BI Service. Pueden ingresar a Power BI https://powerbi.com  

Para organizar mejor el contenido, voy a crear un área de trabajo nueva que llamaremos "Curso Power BI". En esta área, podré subir reportes y gestionar su contenido.

En Power BI Service, podemos crear áreas de trabajo para organizar el contenido por departamentos, como finanzas, marketing, recursos humanos, etc. También se pueden asignar permisos para controlar quién puede acceder a cada área de trabajo. Si no puedes crear un área de trabajo por no contar con Licencia Pro, puedes utilizar tu área de trabajo personal.

Para ver qué tipo de licencia tenemos nos dirigimos a la parte superior izquierda y podemos ver en “Tipo de licencia”.

Para cargarlo al área de trabajo que se acaba de crear “Curso Power BI”, nos vamos al reporte creado con anterioridad y damos click en la sección “Publicar”.

Guardar cambios y debemos seleccionar a que área de trabajo deseamos publicarla:

Después de unos segundos, el reporte se publica correctamente y podemos verlo en el servicio con las secciones de "Informe" y "Modelo semántico" en Power BI Service.

En la sección de Modelo semántico, encontraremos botones como "Actualizar ahora" y "Programar actualización". Estos botones no estarán disponibles hasta que configuremos el data gateway. Este gateway se configura desde la parte superior derecha en el icono de “Descargar” opción “Puerta de enlace de datos”.

Si queremos ir al informe, se abrirá la última página en donde lo habíamos dejado, y para entrar es en la siguiente opción:

Al abrir el informe nos va a mostrar la última página en que habíamos dejado en Power BI Desktop.

La licencia gratuita te permite hacer muchas cosas, como publicar reportes en tu propio espacio de trabajo y utilizar opciones de archivo, como guardar una copia, descargar, imprimir, y exportar a Excel, PowerPoint o PDF. Sin embargo, compartir informes con otros no está permitido con la licencia gratuita. Para compartir se necesita una licencia Pro.

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